Alles Wichtige zur Nutzung von PhoneLabs.

Webseite(n)

• app.phonelabs.io
• phonelabs.io

Dienstleistung(en)

• B2B PhoneLabs Web-App - Konfigurieren und Verwalten eines KI-Telefonie-Assistenten
• Telefonie-, Buchungs-, Integrations-, Analyse- und Abrechnungsfunktionen der PhoneLabs-Plattform

Kategorien betroffener Personen

• Webapp-Nutzer.
• Mitarbeiter von Kunden.
• Teammitglieder und eingeladene Nutzer.
• Kontaktpersonen und Anrufer von Kunden, soweit Kunden PhoneLabs produktiv einsetzen.
• Interessenten und Vertragspartner.

Erhobene und verarbeitete Daten

• technische Informationen wie die IP-Adresse.
• Geräteinformationen.
• Browser-Informationen.
• Session- und Authentifizierungsdaten.
• für Fehleranalyse relevantes Nutzerverhalten.
• Applikationslogs.
• Datenbank-, Cache- und Systemmetriken.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Weitere Informationen

• Standort des primären Rechenzentrums: Deutschland.
• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: sichere, stabile und skalierbare Bereitstellung der App.

Erhobene und verarbeitete Daten

• KI-Prompts und andere KI-bezogene Informationen.
• Agenten-Konfigurationen.
• Stimmen-, Sprach-, Modell- und Provider-Einstellungen.
• Telefonnummern und Routing-Konfigurationen.
• Öffnungszeiten, Weiterleitungsregeln, FAQ- und Wissensinhalte.
• technische Zugangsdaten, zum Beispiel API-Keys, Webhook-Secrets und Integrations-Tokens.
• Statusinformationen, Nutzungsdaten und technische Logs.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Weitere Informationen

• API-Keys und vergleichbare Geheimnisse werden, soweit technisch vorgesehen, verschlüsselt gespeichert.
• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Bereitstellung, Absicherung und Wartung der Plattformfunktionen.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Identifikationsdaten.
• Kontaktdaten.
• Authentifizierungsdaten.
• Passwort-Hash.
• E-Mail-Verifizierungsstatus.
• Zeitpunkte der Zustimmung zu Datenschutz und AGB.
• Session-, Token- und Sicherheitsdaten.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• E-Mail- oder SMTP-Dienstleister, soweit für Verifizierungs-, Einladungs- und Passwort-E-Mails eingesetzt.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Zugriffsschutz, Missbrauchsprävention und sichere Kontoverwaltung.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Name und E-Mail-Adresse von Teammitgliedern.
• Organisationsname und Organisationsrolle.
• Einladungsstatus.
• Rollen- und Berechtigungsdaten.
• Aktivitäts- und Verwaltungsdaten.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: rollenbasierte Verwaltung der Kundenzugänge und Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Telefonnummern.
• Anrufrichtung, Zeitpunkt, Dauer, Status und Call-IDs.
• SIP-, LiveKit- und Routing-Metadaten.
• Audio- und Sprachdaten während des Anrufs.
• Transkripte und Zwischenergebnisse der Spracherkennung.
• KI-Eingaben und KI-Ausgaben.
• Text-to-Speech-Ausgaben.
• Weiterleitungs- und Transferinformationen.
• technische Latenz-, Fehler- und Qualitätsdaten.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit der Kunde oder der konkrete Einsatzfall eine Einwilligung verlangt.
• Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, soweit Drittlandübermittlungen stattfinden.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• LiveKit Inc., 4285 Payne Avenue, Suite 9154, San Jose, CA 95157, United States.
• Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, D01 H104 Dublin, Ireland.
• Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, United States.
• Soniox Inc., United States.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, D18 P521 Dublin, Ireland.
• Mistral AI, Frankreich.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Durchführung der Telefonie, Steuerung des KI-Assistenten, Qualitätssicherung, Fehlersuche und Missbrauchsprävention.
• Die konkrete Anbieter-Auswahl richtet sich nach Agenten-Konfiguration, technischer Verfügbarkeit, Fallback-Logik und gewähltem Voice-Modus.
• Kunden sind dafür verantwortlich, Anrufer transparent über den Einsatz eines KI-Assistenten und etwaige Aufzeichnungen zu informieren.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Anrufmetadaten.
• Transkripte.
• Aufzeichnungen, soweit vom Kunden aktiviert.
• Zusammenfassungen und extrahierte Variablen.
• Sentiment-, Status- und Ergebnisdaten.
• Kontaktdaten aus dem Gespräch.
• Post-Call-Aktionsstatus und Webhook-Logs.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Aufzeichnungen oder besondere Einsatzfälle dies erfordern.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• KI- und Speech-Provider gemäß Agenten-Konfiguration.

Weitere Informationen

• Aufzeichnungen sind abhängig von der Konfiguration und sollten nur eingesetzt werden, wenn der Kunde die rechtlichen Anforderungen erfüllt.
• Kunden können Anruferdaten und Transkripte je nach Funktionsumfang verwalten oder löschen.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Identifikationsdaten.
• Kontaktdaten.
• Unternehmen und Rolle, soweit übermittelt.
• Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
• Anliegen, Gesprächsnotizen und extrahierte Felder.
• Historie zu Anrufen und Folgeaktionen.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• Vom Kunden konfigurierte CRM- oder Webhook-Dienste, soweit Daten exportiert oder synchronisiert werden.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen und Nachvollziehbarkeit von Kommunikation.
• Bei kundenseitig angebundenen Dritt-CRM-Systemen ist der Kunde für Auswahl, Rechtsgrundlage und Konfiguration verantwortlich.

Erhobene und verarbeitete Daten

• hochgeladene Dokumente und Dateien.
• Textinhalte und URLs.
• Metadaten zu Wissensbasis-Einträgen.
• Vektor- oder Indexdaten, soweit technisch erforderlich.
• Suchanfragen des KI-Assistenten.
• Treffer, Quellen und Antwortkontext.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, soweit Drittlandübermittlungen stattfinden.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, D18 P521 Dublin, Ireland, soweit Azure OpenAI oder Azure Vector Stores eingesetzt werden.

Weitere Informationen

• Kunden dürfen nur Inhalte hochladen, für die sie die erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen besitzen.
• Besonders sensible Daten sollten nur hochgeladen werden, wenn dies für den Einsatz zwingend erforderlich und rechtlich abgesichert ist.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Kalender-IDs und Grant-Informationen.
• E-Mail-Adressen verbundener Kalenderkonten.
• Verfügbarkeiten, Termine und Buchungsreferenzen.
• Teilnehmerdaten und Kundendaten aus Buchungen.
• Terminnotizen und Freitextangaben.
• Reschedule- und Cancel-URLs.
• technische API-Logs und Synchronisationsstatus.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit externe Kalenderkonten durch Nutzer verbunden werden.
• Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, soweit Drittlandübermittlungen stattfinden.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Nylas, Inc., United States, soweit Nylas für Kalenderzugriff, Scheduler und Buchungsintegration eingesetzt wird.
• Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, D18 P521 Dublin, Ireland, soweit Microsoft Outlook oder Microsoft 365 angebunden ist.
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Erbringung der Terminbuchungsfunktion und Vermeidung von Doppelbuchungen.
• Kunden und Nutzer können Kalenderverbindungen je nach Funktionsumfang wieder trennen.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Integrations-Konfigurationen.
• API-Keys, Tokens und Secrets.
• Request- und Response-Daten.
• Webhook-Payloads.
• Post-Call-Aktionsdaten.
• Fehler-, Zustell- und Statuslogs.
• vom Kunden definierte Variablen und Mapping-Regeln.

Rechtsgrundlage

• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
• Zapier Inc., United States, soweit Zapier-Integrationen genutzt werden.
• Vom Kunden konfigurierte Drittanbieter und Zielsysteme.

Weitere Informationen

• Der Kunde entscheidet, welche externen Systeme angebunden werden und welche Daten an diese Systeme übertragen werden.
• PhoneLabs kann die Inhalte und Datenschutzpraktiken kundenseitig angebundener Zielsysteme nicht bestimmen.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Zahlungsdaten.
• Rechnungsdaten.
• Name, Unternehmen, Adresse und Steuerdaten.
• Stripe-Kundennummern, Subscription-IDs und Zahlungsstatus.
• Plan-, Add-on- und Nutzungsdaten.
• Cookies.
• technische Informationen.

Rechtsgrundlage

• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Data Privacy Framework.
• Standardvertragsklauseln.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland.
• Verbundene Stripe-Unternehmen, soweit für Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention oder Support erforderlich.

Weitere Informationen

• Nähere Datenschutz-Informationen zu Stripe finden Sie in der Stripe Privacy Policy.
• PhoneLabs speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.

Erhobene und verarbeitete Daten

• fehlerbezogene technische Daten.
• Applikationslogs.
• Performance- und Systemmetriken.
• IP-Adressen und Request-Metadaten.
• Daten zum Nutzerverhalten und Interaktionen, soweit für Fehleranalyse erforderlich.
• Stacktraces, Browser- und Geräteinformationen.
• Sicherheitsereignisse und Rate-Limit-Daten.

Rechtsgrundlage

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, soweit Drittlandübermittlungen stattfinden.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• Sentry, Functional Software, Inc., United States, soweit Sentry Error Tracking aktiviert ist.
• New Relic, Inc., 188 Spear Street, Suite 1000, San Francisco, CA 94105, United States, soweit New Relic aktiviert ist.
• PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, United States, soweit Produktanalyse aktiviert ist.
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Erkennen und Beheben von Fehlern, Sicherheitsvorfällen und Performance-Problemen.
• Fehlerdaten werden soweit möglich minimiert; dennoch können einzelne Fehlermeldungen personenbezogene Daten enthalten.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Daten zum Nutzerverhalten und Interaktionen.
• Feature-Nutzung.
• technische Geräte- und Browserdaten.
• Account- oder Organisationsreferenzen in pseudonymisierter oder minimierter Form, soweit möglich.
• Ereignisdaten und Zeitpunkte.

Rechtsgrundlage

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
• Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, soweit Drittlandübermittlungen stattfinden.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, United States, soweit Produktanalyse aktiviert ist.
• Sentry, Functional Software, Inc., United States, soweit Fehler- und Performanceanalyse aktiviert ist.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Verbessern des Nutzererlebnisses, Priorisierung von Produktverbesserungen und Erkennen technischer Probleme.
• Es werden keine Gesprächsinhalte, Audiodaten, Transkripte, vollständigen Telefonnummern, API-Keys oder Zahlungsdaten bewusst an Produktanalyse-Dienste übermittelt.
• Soweit Nutzer eine Datenschutzpräferenz zur Fehler- oder Nutzungsanalyse setzen können, berücksichtigen wir diese nach Maßgabe der technischen Umsetzung.

Erhobene und verarbeitete Daten

• Identifikationsdaten.
• Kontaktdaten.
• Organisations- und Vertragsdaten.
• Plan- und Nutzungsinformationen, soweit für die Mitteilung relevant.
• Kommunikationsstatus.

Rechtsgrundlage

• Berechtigtes Interesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• (Vor-)vertragliche Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit es sich um einwilligungspflichtige Marketingkommunikation handelt.

Involvierte Auftragsverarbeiter

• E-Mail- oder SMTP-Dienstleister, soweit für den Versand eingesetzt.
• Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, D01 H104 Dublin, Ireland, soweit SMS oder Telefonie-Mitteilungen eingesetzt werden.

Weitere Informationen

• Auf der Rechtsgrundlage basierendes Interesse: Kommunikation von Feature-Änderungen, Sicherheitsinformationen und vertragsrelevanten Hinweisen.
• Marketingkommunikation kann, soweit erforderlich, abbestellt oder widerrufen werden.

Empfängerkategorien

• Auftragsverarbeiter, welche in dieser Datenschutzrichtlinie genannt sind.
• Banken und Zahlungsdienstleister für Zahlungsabwicklung.
• Steuerberater für Buchführung und Jahresabschluss.
• Rechtsanwälte zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
• vom Kunden konfigurierte Drittanbieter, Integrationen und Zielsysteme.

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.

Recht auf Berichtigung

Sollten Ihre Daten fehlerhaft oder unvollständig sein, berichtigen wir diese auf Anfrage.

Recht auf Übertragbarkeit

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung oder aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung automatisch verarbeiten, haben Sie das Recht, eine Kopie Ihrer Daten in einem strukturierten, allgemein üblichen und maschinenlesbaren Format anzufordern.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einschränken.

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von uns verarbeitete personenbezogene Daten löschen zu lassen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

Recht auf Widerspruch

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Ein Widerspruch kann dazu führen, dass betroffene Services nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können.

Recht auf Beschwerde

Sollten Sie der Meinung sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie sich an uns wenden. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.